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Dokumentenmanagement mit Paperless-ngx: Die Open-Source Lösung für effiziente Belegverwaltung

Mein Name ist Karlheinz Knapp, Geschäftsführer der EDNT IT-Services GmbH. Kontaktieren Sie mich für ein unverbindliches Kennlerngespräch.

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Der tägliche Papierkram wächst stetig, und oft dauert es gefühlt viel zu lange, bis wichtige Dokumente hausintern beim richtigen Empfänger landen. Noch komplizierter wird es, wenn man ein bestimmtes Dokument sucht – sei es während der regulären Arbeitszeit oder sogar am Wochenende. Da gibt es oft nur eine Lösung: den Ordner durchwühlen oder bei der Assistenz nachfragen.

Für jemanden, der viel im Ausland unterwegs ist, wird die Situation umso schwieriger. Der Überblick geht schnell verloren, und das Handling wichtiger Unterlagen wird mühsam. Herkömmliche Dokumentenmanagementsysteme (DMS), die ich in der Vergangenheit ausprobiert habe, haben mich immer wieder enttäuscht – zu komplex, zu sperrig, einfach nicht intuitiv genug. Wenn der Prozess nicht einfach und smart ist, wird die Lösung nicht lange genutzt.

Auf meiner Suche nach einer besseren Lösung bin ich auf Paperless-ngx, ein Open-Source-DMS, gestoßen. Anfangs war ich skeptisch – ein weiteres kompliziertes System? Doch ein letzter Versuch konnte mich überzeugen.


Erste Schritte mit Paperless-ngx: Installation und Scannen

Um Paperless-ngx auf Herz und Nieren zu prüfen, richtete ich zusätzlich einen Dokumenten-Scanner von Brother mit FTP ein. Das erste Scannen verlief reibungslos, und das Dokument erschien nach kurzer Zeit im System. Besonders beeindruckend: Die Texterkennung wurde automatisch durchgeführt, und der Text konnte direkt im PDF markiert und bearbeitet werden.

Ich testete die Software sogar mit handschriftlichen Notizen und schwer lesbaren Beipackzetteln. Das Ergebnis konnte sich sehen lassen – die Volltextsuche funktionierte tadellos. Ein großer Pluspunkt für mich: Alle gescannten Texte sind sofort durchsuchbar und als Overlay im PDF-Dokument integriert.


Paperless-ngx: Funktionen für jedes Bedürfnis

Paperless-ngx bietet eine Vielzahl an Funktionen, die das Dokumentenmanagement einfacher machen:

  • Titel: Der Dokumentenname der PDF-Datei, der im Scanner festgelegt und jederzeit geändert werden kann.
  • Archiv-Seriennummer: Der Schlüssel für die physische Ablage der Dokumente.
  • Speicherpfad und Ordnerstruktur: Paperless-ngx generiert den Speicherpfad automatisch. Die Struktur der Ablage kann individuell angepasst werden, etwa nach Firma, Jahr und Korrespondent. Dokumente lassen sich also jederzeit im bekannten Ordnersystem wiederfinden.
  • Benutzerdefinierte Felder: Hier können Zusatzinformationen zum Dokument, wie interne Belegnummern, gespeichert werden. Verschiedene Feldtypen, auch logische Felder, sind möglich.
  • Tags: Eines der mächtigsten Features von Paperless-ngx sind die Tags, die jedem Dokument zugeordnet werden können und für die Selektion sowie Suche genutzt werden können.

Durchdachte Workflows und Benutzerrechte

Eine der größten Stärken von Paperless-ngx sind die Arbeitsabläufe und die Möglichkeit, Benutzerrechte detailliert zu verwalten. Benutzer und Gruppen können unterschiedliche Rechte für Dokumente und Funktionen erhalten, was eine kontrollierte und effiziente Zusammenarbeit ermöglicht.

Zum Beispiel: Eingangsrechnungen werden mit einem entsprechenden Tag versehen, und die Software leitet das Dokument automatisch an den Innendienst zur weiteren Verarbeitung weiter. Sobald der Innendienst seine Arbeit abgeschlossen hat, übernimmt die Buchhaltung die Dokumente für die Bezahlung. Dieser gesamte Prozess ist automatisiert und spart wertvolle Zeit.

Durch die REST-API ist es zudem möglich, Paperless-ngx in bestehende Unternehmenssysteme zu integrieren. EDNT hat sogar einen eigenen Adapter entwickelt, um das System remote zu steuern.


Die Vorteile von Paperless-ngx im Überblick

  • Intuitive Benutzeroberfläche: Einfache Bedienung sorgt dafür, dass das System langfristig genutzt wird.
  • Effiziente Dokumentensuche: Durch die Texterkennung und Volltextsuche lassen sich Dokumente in Sekunden finden.
  • Flexible Workflows: Individuelle Arbeitsabläufe automatisieren die Dokumentenverwaltung und erhöhen die Effizienz.
  • Benutzerdefinierte Anpassungen: Paperless-ngx kann nach den Anforderungen des Unternehmens angepasst werden, z.B. durch benutzerdefinierte Felder oder individuelle Tags.
  • Integration per REST-API: Die vollständige Integration in Unternehmenssysteme wird durch die REST-API ermöglicht.

Unsere Erfahrung: Zeitersparnis und Effizienzsteigerung

Bei unserem internen Einsatz konnten wir durch die Einführung von Paperless-ngx 20 Stunden Arbeit pro Woche bei der Belegablage einsparen. Diese Zeit wird jetzt sinnvoller genutzt, und die Effizienz der Prozesse hat sich deutlich verbessert.

Paperless-ngx ist nicht nur ein leistungsstarkes Open-Source-Dokumentenmanagementsystem, sondern bietet auch eine Vielzahl von Möglichkeiten, die dank intelligenter Workflows und einer offenen API eine vollständige Integration in die Geschäftsprozesse ermöglichen.


Warum EDNT IT-Services GmbH?

  • Langjährige Erfahrung: Wir haben umfassende Erfahrung (+20 Jahre) in der Implementierung und Betreuung von Softwarelösungen wie ERP und DMS in unterschiedlichsten Branchen.
  • Kundenzentrierter Ansatz: Bei uns stehen Ihre spezifischen Anforderungen und Ziele im Mittelpunkt.
  • Rundum-Service: Von der ersten Beratung über die Implementierung bis hin zu laufendem Support – wir bieten Ihnen alles aus einer Hand.
  • Zuverlässigkeit: Unsere Kunden schätzen uns als zuverlässigen Partner, der stets für sie da ist.

 


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