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Archivieren oder lieber nicht?

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E-Mail Archivierung rechts- und revisionssicher

Archivieren oder lieber nicht?

Heute geht es um ein Thema, dass bei vielen Unternehmen eine ungelöste Herausforderung darstellt.

Mit der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) EU Datenschutz-Grundverordnung sind nun alle Unternehmen verpflichtet, min. 10 Jahre Emails zu archivieren, bei denen es sich um Geschäfts- bzw. Handelsbriefe handelt oder diese einen steuerlichen Bezug haben.

Bei der Auswahl und Einrichtung einer entsprechenden Email-Archivierungssoftware gibt es eine Dinge zu beachten, damit sie rechtssicher archivieren.

Abhilfe schafft hier der VOI (Verband Organisations- und Informationssysteme). Mit seinen Grundsätzen zur revisionssicheren Archivierung liefert der Verband eine gute Übersicht.

  • Ordnungsgemäß

  • Vollständig

  • Zum frühestmöglichen Zeitpunkt

  • Mit Original übereinstimmend und unveränderbar

  • Mit Berechtigung einsehbar

  • Wiederauffindbar und Reproduzierbar

  • Für den gesamten Aufbewahrungszeitraum

  • Über eine Protokollierung nachvollziehbar

  • Bei Veränderung nachvollziehbar

  • Auch nach einem Systemwechsel getreu der genannten Richtlinien

Doch neben den gesetzlichen Anforderungen gibt es noch weitere Vorteile:

Denn unsere Software dient der langjährigen E-Mail-Archivierung in verschlüsselter Form. Import- und Export-Funktionen bringen das Archiv nachträglich auf einen aktuellen Stand oder sorgen für eine reibungslose Notfallwiederherstellung. Nachrichten werden zudem komprimiert und dedupliziert gespeichert. Ein Webdienst steht neben Administratoren und Auditoren auch Mailserver-Benutzern zur Verfügung, die bei Bedarf Nachrichten nach Filtereinstellungen suchen oder mit einem Klick wiederherstellen.

Ihr großer Vorteil ist, dass Sie dies ganz einfach über unsere Hosted Email Archivierungs Lösung in unserem Rechnezentrum.

Sprechen Sie unseren Vertrieb an und lassen Sie sich ein unverbindliches Angebot erstellen!

 

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