TTS KAIZEN. Ein Ticketsystem einmal anders gedacht! Die professionelle Ticket- und Zeiterfassung. Ready for Microtech.

TTS KAIZEN

Die professionelle Ticket- und Zeiterfassung

  • Intuitiv & komfortabel
  • Symbiose von Arbeit & Workflow
  • Effiziente Arbeitsprozesse
  • Mitarbeiter binden
  • Managementinformationen
  • Abrechenbare Zeiten steigern

Das Time Ticket System (TTS) Kaizen ist mehr als eine Service Managementlösung. Die Lösung ermöglicht reibungslose Workflows und sorgt dafür, dass von Ihnen erbrachte Leistungen endlich auch komplett erfasst und abgerechnet werden. Im Schnitt ergibt sich eine Steigerung der abrechenbaren Zeit von 30 % – 40 %.

Einleitung

Das Time Ticket System (TTS) KAIZEN ist mehr als eine Servicemanagementlösung. Die Lösung ermöglicht reibungslose Workflows und sorgt dafür, dass die in einem Unternehmen erbrachten Leistungen endlich auch komplett erfasst und abgerechnet werden. Im Schnitt ergibt sich eine Steigerung der abrechenbaren Zeit von 30 % – 40 %.

Steigern Sie Ihre abrechenbaren Leistungen um bis zu 40 %, entlasten Sie Ihre Mitarbeiter und schaffen Sie Kundenbindung durch Transparenz.

Optimieren Sie Ihre Wettbewerbsfähigkeit mit einer langfristigen Strategie und ersparen
Sie sich unnötige Arbeiten.

LUX-Indikator
LUX-Indikator

TTS KAIZEN: Die Software zur Unterstützung beim Aufbau einer Unternehmensstrategie

Der Produktname TTS KAIZEN steht für Time Ticket System zur kontinuierlichen Verbesserung der Unternehmensprozesse. Das System hilft Ihnen beim Aufbau einer Unternehmenskultur, in der täglich alle Prozesse ein Stück besser werden. Dies geschieht durch die kontinuierliche Aufnahme von Prozessdaten der verschiedensten Unternehmensbereiche. Im Vordergrund steht dabei die Entlastung der Mitarbeiter durch die Reduzierung von Störungen und Blockaden im Workflow. Trimmen Sie Ihr Unternehmen damit heute schon auf Effizienz. Dann sind Sie wettbewerbsfähig, wenn es darauf ankommt.

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Die Basis: büro⁺ oder ERP-complete von Microtech

Basis sowie Dreh und Angelpunkt für alle Stamm- und Basisprozessdaten sind Microtech büro⁺ oder das Microtech ERP-complete System.

In diesen Systemen liegen alle Adressdaten, Ansprechpartner und Artikel. Und auch die Kalenderfunktion zur Ressourcenplanung wird genutzt. Alle Projekte, Angebote Bestellungen und Aufträge werden in diesen Systemen einfach und übersichtlich verwaltet.

Das TTS KAIZEN nutzt diese Daten als Basis. Daher müssen für die Erfassung von Zeitdaten und Tickets keine zusätzlichen Stammdaten eingepflegt werden. Nach der ersten Synchronisierung stehen alle Daten auf dem Desktop und der mobilen App zur Verfügung und das System kann genutzt werden. Auch im laufenden Betrieb ist es nicht notwendig Stammdaten in TTS KAIZEN einzupflegen. Selbst E-Mail Adressen und Telefonnummern werden aus dem Microtech System übernommen.

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Das Programm und der Workflow

Das Frontend

Eine Kernkompetenz und ein besonderer Vorteil von TTS KAIZEN ist das einfache Erfassen von Daten (Leistungserfassung). So bietet es einen guten Überblick über alle benötigten Kundeninformationen und den jeweiligen Auftrag.

Tickets können rasch erfasst werden. Bei einem Anruf werden automatisch alle, für den Kunden bestehenden Tickets, gelistet. Dann kann gewählt werden, ob ein neues Ticket erstellt oder ein bestehenden Ticket ergänzt werden soll.

Alle notwendigen Stammdaten werden von Microtech Büro Plus ( büro⁺ professional?) oder Microtech ERP-complete zur Verfügung gestellt. Ein Aufwand für zusätzliche und unnötige Dateneingabe fällt nicht an.

Die Eingabe der Texte erfolgt mit einer automatischen Rechtschreibkorrektur, die Zeit kann automatisch oder manuell erfasst werden. Das System ermöglicht auch die Erfassung mehrere Tickets zur gleichen Zeit. Es stehen viele reichhaltige Methoden zur Filterung der angezeigten Tickets zur Verfügung. Trotz Filterung werden neu eingehende Tickets in einem extra Bereich immer aktuell angezeigt.

Zusätzlich lässt sich durch die Tagesübersicht überprüfen, ob alle Zeiten und Leistungen im System erfasst sind. In der Übersicht werden alle Tätigkeiten nochmals chronologisch dargestellt. Sind Lücken im Tagesablauf, werden diese dargestellt und sind per Mausklick einem Ticket zuzuordnen.

Der Tickettyp Sammelticket erlaubt es, auch wiederkehrende Aufgaben einfach und schnell zu erfassen. Mehrere Tickets lassen sich jederzeit zu einem Ticket zusammenfassen. Einzelne Tickets
können kopiert und somit geteilt werden.

Planungsmodus & Zugriff

Der Planungsmodus erlaubt es, dem Ticket einen festen zeitlichen Rahmen zu geben. Dabei kann Start und Stopp sowie eine Deadline für die Ausführung eingetragen werden. Zur Visualisierung und Planung der Arbeitslast kann jedes Ticket nach seinem Aufwand eingeschätzt werden.

Wird ein Termin oder eine Aufgabe eingetragen, erscheint dies im Microtech Kalender. Jedes Ticket kann einer Gruppe oder einem Mitarbeiter zur Ausführung zugeordnet werden. Zusätzlich lässt sich die Sichtbarkeit für andere Mandanten, Gruppen oder Benutzer steuern.

Zur Abrechnung und für das Controlling kann jedes Ticket einem Projekt, einem Vorgang und einer Vorgangsposition zugeordnet werden. Außerdem kann definiert werden, ob ein Ticket abgerechnet werden soll, und ob dies erst nach Abschluss einer Aufgabe passieren soll. Für jedes Ticket gibt es einen Statusverlauf. In diesem Verlauf ist erkennbar, wann das Ticket kam, wie lange es gedauert hat bis es erstmalig bearbeitet wurde, wann es blockiert oder gestört wurde und wie lange es bis zum Abschluss eines Projektes gedauert hat.

Störungen reduzieren: Der LUX-Indikator

Wer kennt das nicht, gerade hat man sich eingearbeitet und ist dabei ein Problem zu lösen, da steht ein Kollege im Büro und bittet um ein kurzes Gespräch. Nur fünf Minuten, meistens werden daraus 15 Minuten. Und bis man mental wieder am eigentlichen Problem arbeiten kann, ist oft eine Stunde vergangen. Passiert das öfter, können bis zu 40 % der effektiven Leistung verlorengehen.

Unser Lux-Indikator ist die Lösung für das Problem.

Bearbeiten sie gerade ein Ticket, signalisiert das System mit der Farbe Rot, dass Sie nicht gestört werden wollen. Mit Gelb signalisieren Sie, dass sie besetzt sind, aber für wirklich wichtige Themen ansprechbar bleiben. Mit Grün sind Sie für ihre Kollegen jederzeit verfügbar. Bearbeitet man ein Ticket oder bekommt einen Anruf, erfolgt die Steuerung des Lux-Indikators automatisch. Sie kann aber jederzeit auch manuell erfolgen.

Soll Ihre Besprechung oder ihr Büro verkehrsreichen Gekennzeichnet werden, nutzen Sie die die Funk Variante. Beide Varianten, Kabelgebunden oder Funk, werden mittels USB-Anschluss über TTS KAIZEN gesteuert. Einfach einstecken und loslegen.

Monitoring

Zusätzlich können Tickets automatisch von der bestehenden System-Monitoring-Schnittstelle oder der Netzwerkmanagement-Schnittstelle erfasst werden. Aktuell stehen folgende System zur Verfügung:

  • Server Eye von Krämer IT
  • Icinga (Open Source)
  • Check MK von Kättner

TTS KAIZEN stellt zusätzlich eine CLI-Schnittstelle und eine REST API zur Verfügung. Damit kann die Ticketerzeugung in jeder Scriptdatei erfolgen. Außerdem lassen sich durch die REST API alle anderen System einfach an das TTS KAIZEN ankoppeln. So lässt sich beispielsweise ein Ticket erzeugen, wenn ein Backup schiefläuft, eine Heizung oder die Klimaanlage ausfallen. Die Schnittstellen übergeben auch die systemrelevanten Daten. Damit ist zum Beispiel bei Server EYE die Zuordnung zum Servicevertrag oder dem Projekt möglich.

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Fernwartung

Die Einbindung von Lösungen zur Fernwartung erlauben es, die Fernwartung direkt aus dem Ticket heraus zu starten. Die Daten der Fernwartung (etwa Zeit, Rechner und Benutzer) werden direkt in das Ticket als Position zur Abrechnung hinterlegt.

Zur Überwachung und nachträglichen Zuweisung von Fernwartungen, die nicht über das TTS KAIZEN durchgeführt werden, kann das Modul Fernwartung2Ticket verwendet werden. Ohne viel Aufwand behält der Nutzer so den Überblick und erhält eine ordentliche Zuordnung.

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Passworte

Werden während der Bearbeitung von Tickets Passwörter benötigt, kann dies schnell und einfach durch das Password-Modul realisiert werden. Beim Aufruf werden alle Passwörter für den Kunden, mit der Berücksichtigung der jeweiligen Zugriffsrechte, zusammengestellt. Der Zugriff auf die Passworte wird protokolliert. Alle Passwörter werden absolut sicher in einer verschlüsselten Datenbank abgelegt.

Mit dem Passwortmanager ist es möglich, den direkten Aufruf einer SSH Sitzung oder Websitzung durchzuführen. Wird das Passwort in die Zwischenablage gelegt, wird es nach 30 Sekunden wieder aus dem Speicher entfernt.

E-Mail

Eingehende E-Mails können auf einem speziellen Account oder in dem eigenen E-Mail-Account gescannt und mit einer vordefinierbaren Liste an Begriffen analysiert werden. Bei einem Treffer werden automatisch Tickets im System generiert.

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Telefon

Durch die TAPI- und Telefonanlagenschnittstelle werden Tickets automatisch beim Anruf geöffnet und in einer einfachen Ansicht angezeigt. Dabei wird die eingehende Nummer analysiert und der Name des Kunden angezeigt. Alle Anrufe können zusätzlich beliebigen Tickets zugeordnet werden. Damit können auch Anrufe, die nicht direkt mit dem Kunden sondern für den Kunden geführt wurden, einem Ticket zugeordnet werden.

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Zeiterfassung

Durch die Schnittstelle zu dem Zugangssystem und der Zeiterfassung lassen sich die erfassten Zeiten einfach und schnell mit den Anwesenheitszeiten abgleichen. Die Zeiten werden im Frontend angezeigt und stehen im Berichtswesen zur Verfügung.

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KANBAN

Durch die Anzeige im KANBAN Modus kann die Bearbeitung der Tickets sowie die Zeiterfassung in einfachster Weise via Drag & Drop erfolgen. Zusätzlich kann die Ansicht nach “Meine Tickets”, “Kunde” und “Projekt” gefiltert werden. Somit kann man sich auf die konkrete Abarbeitung der Tickets konzentrieren.

Ob neue Tickets, Blockaden oder Störungen von Prozessen, alles ist einfach und übersichtlich dargestellt und kann mit Drag & Drop erfasst werden.

Ein besonders wichtiger Vorteil: Alle Mitarbeiter haben jederzeit den Überblick über bereits erledigte Tickets. Somit weiß jeder Mitarbeiter, was er geleistet hat und die Arbeitszufriedenheit steigt. Egal, aus wie viel kleinen Tätigkeiten der Tag bestanden hat. Und alle Zeiten sind den Tickets korrekt zugeordnet.

Automatisierte Abrechnung

Eine korrekte Zeiterfassung und Abrechnung ist wichtig. Wussten Sie beispielsweise, dass Sie verpflichtet sind, Leistungen innerhalb von sechs Monaten in Rechnung zu stellen? Mit dem Abrechnungsmodul von TTS KAIZEN ist das jetzt kein Aufwand mehr.

Das Modul Abrechnung erlaubt das Abrechnen aller Leistungen in wenigen Schritten und dies mit geringstem Aufwand. Dadurch ist es möglich, Leistungen mit sehr wenig Verwaltungsaufwand jeden Tag, jede Woche oder jeden Monat abzurechnen. Nutzer sparen so durch schnelle und ordentliche Abrechnungen teure Zinsen oder Factoring-Gebühren. Ihr Kunde erhält einen guten Eindruck von Ihnen und Sie eine optimierte Liquidität!

Die automatisierte Abrechnung erspart Ihnen die stundenlange, manuelle Rechnungseinstellung in das Warenwirtschaftssystem. Auf Basis einer intuitiven Bedienung können entweder alle oder via Filter ausgewählte Tickets beziehungsweise offene Tickets abgerechnet werden.

Per Knopfdruck werden erfassten Zeiten direkt als Rechnung in die Warenwirtschaft übergeben.

Erfahrungen haben gezeigt, dass z.B. bei einer 15-köpfigen IT-Service Firma der Aufwand für die Rechnungsstellung von insgesamt 120 Stunden auf 5 Stunden im Monat reduziert werden konnten. Somit sparen Anwender Ressourcen, die an anderer Stelle sinnvoller genutzt werden können, etwa bei der Auswertung der Daten und im Controlling.

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Texte

Das Module Abrechnungstexte erlaubt es, komfortabel alle abrechungsrelevanten Daten und vor allem die Texte der Techniker vor der Rechnungsstellung zu überarbeiten. Durch die Wahl des Zeitraums werden alle Kunden und die damit verbundenen Tickets und Abrechnungspositionen gelistet und stehen als Auswahl zur Verfügung. Damit lässt sich die Bearbeitung der Abrechnungsdaten auch durch mehrere Personen durchführen. Bei den Abrechnungstexten jeder Position kann dann gewählt werden, ob der Text des Technikers verwendet wird oder ob ein Text aus einem Textbaustein zur Anwendung kommt. Bei den Textbausteinen werden durch Variablen ein Maximum an Individualität passend zum Ticket erzeugt.

Durch die Rechtschreibüberprüfung im Abrechnungstext ist zusätzlich ein einfaches überprüfen der Linguistik möglich.

Natürlich können Positionen jederzeit korrigiert werden. Somit ist es möglich, Zeiten zu korrigieren und den Abrechnungsaufwand anzupassen sowie Garantien oder Nacharbeiten kostenlos an die Abrechnung zu übergeben. Auch der abzurechnende Artikel, der Preis oder die Einheit können angepasst werden.

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Abrechnung

Bei der Abrechnung kann vorab gewählt werden, ob Abrechnungstexte korrigiert oder einfach übernommen werden. Durch einfache Angabe des Mandanten und des Zeitraums entsteht eine Übersicht über abrechenbare Stunden. Natürlich können Positionen vorab oder direkt korrigiert werden.

Diese Abrechnungsdaten erzeugen dann direkt in Microtech büro⁺ oder ERP-complete die Rechnung.

Es ist auch möglich, alle Daten in einen vorab definierten Vorgangstyp, wie etwa den Lieferschein, zu erzeugen.

Durch die Übergabe von Variablen ist es möglich, Kostenstellen bei der Abrechnung direkt zu übergeben. Damit kann sehr einfach eine Kostenstellenrechnung in Microtech für Mitarbeiter oder Teams erstellt werden.

Intercompany Umsätze werden als Vorgang direkt mit erzeugt.

Wurden Tickets einem Servicevertrag zugeordnet, werden die Leistungen, die im Servicevertrag enthalten sind dargestellt. Abgerechnet werden die Mehraufwendungen, die über die im Servicevertrag enthaltene Zeit angefallen sind.

FAQ

Tickets, die als Musterlösung dienen, können einfach in eine FAQ Datenbank transferiert werden. Diese dienen dem kontinuierlichen Aufbau einer Wissensdatenbank.

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Basisreporting

Das Basisreporting gewährt eine einfache und schnelle Übersicht über alle systemrelevanten Informationen. Beispiele sind abrechenbare und nicht abrechenbare Zeiten, Kunden-, Projekt- und Mitarbeiterzeiten oder eine Ticketübersicht mit Einzelaufstellung.

Big Data

Das Report-Modul kann auf alle relevanten Daten aus dem Microtech- und TTS KAIZEN-System zugreifen. Es lassen sich beliebige Berichte mit Grafik und Unterberichten erstellen. Zusätzlich können weitere Datenquellen eingebunden werden. Jede Datenquelle kann spezifisch mit einem SQL-Befehl aufbereitet werden. Das Reportsystem ermöglicht die Auswertung der Informationen durch einen Kreuzreport, womit sich nahezu jede erdenkliche Reportart erzeugen lässt.

Damit können kundenspezifische Managementinformationen erstellt werden, die die genaue Analyse aller Prozesse ermöglicht. Selbst Tendenzen lassen sich auswerten. Durch die Erfassung der Störungen und Blockaden und deren Auswertung können alle Prozesse im Unternehmen optimiert und effizienter gestaltete werden. Dies führt zur einer langfristigen, erfolgreichen Strategie und der Umsetzung des KAIZEN Gedankens.

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Multimandantenfähig

TTS KAIZEN ist Multimandantenfähig. Die Synchronisierung mit Microtech kann also gleichzeitig für mehrere Mandanten erfolgen. Die Mandanten können über ein Berechtigungssystem Tickets sichtbar schalten und auch Zeit auf diese Tickets buchen. Bei der Abrechnung werden dann für die in der Intercompany erbrachten Leistungen interne Rechnungen erstellt.

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Das System

Installation & Aktualisierung

Durch den Installer und die Informationsdatei kann das System innerhalb von zwei Minuten auf jedem Rechner installiert werden. Die Anwendung prüft automatisch, ob Aktualisierungen vorhanden sind und führt diese innerhalb weniger Sekunden aus. Durch das EDNT-Deyplomentverfahren sind außerdem alle Dateien vor Fremdeinwirkungen wie Löschungen oder Viren geschützt und werden immer aktualisiert und im Originalzustand gehalten.

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Konfiguration

Durch die Informationsdatei ist keine Konfiguration notwendig. Die mobile APP kann einfach über einen 3D Code mit der Mobilgerätekamera konfiguriert werden.

Lizenz

Das automatische Lizenzmanagement erlaubt es, das System ohne die komplizierte Eingabe von Codes beliebig zu skalieren. Sie können jederzeit die Lizenznutzung prüfen und sehen, welcher Nutzer welche Lizenzen einsetzt. Eine Erweiterung erfolgt über die EDNT-Hotline und ist sofort verfügbar. Die Nutzung kann auch offline erfolgen, lediglich ein Lizenzupdate erfolgt online. Die Lizenzierung erfolgt nach dem Prinzip des „Named User“.

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Benutzerverwaltung

Über das integrierte Benutzermodul lassen sich Benutzer ganz einfach anlegen. Jedem einzelnen dieser Nutzer kann dann ganz granular der Zugriff auf Mandanten und einzelne Funktionen gestattet werden.

Hilfe

Die Hilfe ist in jedem Modul und zu jeder Funktion durch den Hilfebutton abrufbar.

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BEREITSTELLUNGSOPTIONEN

Cloud Lösung

  • Keine Administration von Hardware, OS oder Software
  • Garantierte SLVs
  • Dauerlizenz oder zeitlich befristete Lizenz für gehostete Installationen

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Klassisch Lokal

  • Eigene Administration von TTS und Datenbank
  • Postgres SQL Datenbank
  • Dauerlizenz oder zeitlich befristete Lizenz für lokale Installationen

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