Ihre Mitarbeiter nutzen KI. Die Frage ist nur: welche – und unter welchen Bedingungen.

Das ist kein Vorwurf an Ihre Mitarbeiter. Die Produktivitätsgewinne durch KI sind real und Ihre Leute sind schlau genug, das zu erkennen. Aber unkontrollierte KI-Nutzung ist ein Datenschutzrisiko, ein Compliance-Problem und eine verpasste Chance gleichzeitig.

Das Datenschutzrisiko: Jede Eingabe bei ChatGPT oder Copilot wird an Server in den USA gesendet. Wenn ein Mitarbeiter einen Vertragsentwurf in ChatGPT einfügt, haben Sie ein DSGVO-Problem.

Das Compliance-Problem: Sie haben keine Kontrolle darüber, welche Modelle genutzt werden, welche Daten einfließen und welche Ergebnisse entstehen. Bei einem Audit können Sie nicht nachweisen, was wo verarbeitet wurde.

Die verpasste Chance: Jeder Mitarbeiter arbeitet mit seinem eigenen Tool, seiner eigenen Methode, seinen eigenen Prompts. Es gibt keine gemeinsame Wissensbasis, keine einheitlichen Vorlagen, keine Lernkurve, von der das gesamte Unternehmen profitiert.

Was Sie brauchen, ist kein KI-Verbot. Was Sie brauchen, ist ein KI-Arbeitsplatz.

OpenWebUI – der zentrale KI-Arbeitsplatz für Ihr Unternehmen

OpenWebUI ist eine Open-Source-Plattform, die als zentraler Zugangspunkt für KI in Ihrem Unternehmen dient. Stellen Sie es sich vor wie ein Intranet für KI: Jeder Mitarbeiter hat einen persönlichen Zugang, arbeitet über eine einheitliche Oberfläche und nutzt die Modelle und Datenquellen, die Sie als Unternehmen freigegeben haben.

Die Bedienung funktioniert genau wie ChatGPT – Frage eingeben, Antwort bekommen. Der Unterschied: Sie bestimmen, was unter der Haube passiert. Welche Modelle verfügbar sind. Welche Daten angebunden werden. Wer auf was zugreifen darf. Und nichts davon verlässt Ihr Rechenzentrum, wenn Sie das nicht wollen.

OpenWebUI ersetzt nicht ChatGPT. Es macht ChatGPT, Claude, Mistral und Ihre eigenen privaten Modelle über eine Oberfläche zugänglich – unter den Bedingungen, die Sie definieren.

Was Ihre Mitarbeiter mit OpenWebUI bekommen

Vertraute Bedienung. Die Oberfläche sieht aus und fühlt sich an wie ChatGPT. Chat-Fenster, Konversationshistorie, Markdown-Formatierung, Code-Highlighting. Kein Mitarbeiter braucht eine Schulung, um loszulegen. Wer ChatGPT bedienen kann, kann OpenWebUI bedienen.

Modellauswahl pro Gespräch. Ihr Mitarbeiter wählt vor jeder Konversation das passende Modell: Ein lokales Modell für sensible Anfragen mit Kundendaten. GPT-4 über API für komplexe Analysen. Ein spezialisiertes Modell für Übersetzungen. Der Wechsel ist ein Klick – wie die Kanalwahl am Fernseher.

Vorlagen und System-Prompts. Sie definieren unternehmensweite Vorlagen: „Angebots-E-Mail formulieren", „Protokoll zusammenfassen", „Reklamation beantworten". Jede Vorlage enthält einen vordefinierten System-Prompt, der die KI in die richtige Richtung lenkt. Ihre Mitarbeiter müssen nicht wissen, was ein Prompt ist – sie wählen eine Vorlage und tippen los.

Dokumenten-Upload. Mitarbeiter können Dateien direkt in den Chat ziehen – PDFs, Word-Dokumente, Tabellenkalkulationen. Die KI liest das Dokument und beantwortet Fragen dazu. „Fass diesen Vertrag zusammen." „Welche Fristen sind in diesem Angebot genannt?" „Prüfe diese Tabelle auf Ausreißer."

Konversationshistorie. Jeder Mitarbeiter hat seine persönliche Chat-Historie. Gespräche können fortgesetzt, durchsucht und geteilt werden. Wissen geht nicht verloren, weil jemand den Browser-Tab geschlossen hat.

Datenquellen-Anbindung. Über die Integration mit EspoCRM, Paperless-ngx, Nextcloud und Zimbra greift die KI direkt auf Unternehmensdaten zu. Das ist kein Feature von OpenWebUI allein – das ist die EDNT-Integration, die den KI-Arbeitsplatz zum digitalen Mitarbeiter macht.

Kontrolle, Transparenz und Governance – was OpenWebUI für Ihre IT bedeutet

Zentrale Benutzerverwaltung. Mitarbeiter werden über Ihr bestehendes Verzeichnis angebunden – Active Directory, Univention Nubus oder LDAP. Kein separater Account, kein zusätzliches Passwort. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, wird der KI-Zugang automatisch deaktiviert.

Rollen und Berechtigungen. Sie definieren, welche Abteilung welche Modelle nutzen darf und auf welche Datenquellen sie zugreifen kann. Der Vertrieb sieht CRM-Daten, die Buchhaltung sieht Rechnungen im DMS, die Geschäftsführung sieht alles. Oder Sie definieren es völlig anders – die Granularität liegt bei Ihnen.

Modell-Governance. Sie bestimmen, welche Modelle verfügbar sind. Wenn Sie entscheiden, dass sensible Daten ausschließlich über lokale Modelle verarbeitet werden, dann ist das so. Kein Mitarbeiter kann das umgehen, weil die API-Modelle für bestimmte Datentypen schlicht nicht verfügbar sind.

Nutzungs-Monitoring. Sie sehen, wie viele Anfragen gestellt werden, welche Modelle genutzt werden und wie sich die Nutzung über Teams und Abteilungen verteilt. Keine personenbezogene Überwachung, sondern aggregierte Metriken, die Ihnen helfen, den ROI zu messen und den KI-Einsatz zu steuern.

Keine Shadow-IT mehr. Wenn Ihre Mitarbeiter einen offiziellen, komfortablen und leistungsfähigen KI-Arbeitsplatz haben, gibt es keinen Grund mehr, privat auf ChatGPT auszuweichen. Das ist keine Garantie, aber die beste Maßnahme, die Sie ergreifen können.

Lokal oder Cloud – warum Sie sich nicht entscheiden müssen

Die Debatte „Private KI vs. Cloud-KI" führt in die falsche Richtung. Beides hat seine Berechtigung, und OpenWebUI macht beides gleichzeitig möglich.

Private Modelle laufen auf unserer Hardware im deutschen Rechenzentrum. Kein Datenpunkt verlässt die Infrastruktur. Das ist die richtige Wahl für alles, was vertraulich ist: Kundendaten, Verträge, Finanzzahlen, Personalthemen. Die Leistungsfähigkeit moderner Open-Source-Modelle wie Llama oder Mistral ist für die meisten Unternehmensanwendungen mehr als ausreichend.

API-Modelle wie GPT-4 oder Claude bieten bei bestimmten Aufgaben eine höhere Qualität – etwa bei komplexen Analysen, kreativen Texten oder mehrsprachigen Aufgaben. Wenn die Anfrage keine sensiblen Daten enthält, spricht nichts dagegen, diese Leistung zu nutzen. Sie zahlen nur pro Anfrage, nicht pro Lizenz.

Die Kombination ist der kluge Weg: Sensibles lokal, Allgemeines über API. Und der Mitarbeiter muss darüber nicht nachdenken – Sie konfigurieren die Spielregeln einmal, und die Plattform setzt sie um.

Microsoft Copilot ist die richtige Wahl, wenn Ihr gesamtes Unternehmen tief im Microsoft-365-Ökosystem arbeitet und Sie bereit sind, 30 Euro pro Nutzer und Monat zu zahlen – zusätzlich zu Ihren bestehenden Microsoft-Lizenzen.

ChatGPT Enterprise ist die richtige Wahl, wenn Sie die Leistung von GPT-4 brauchen und keine Bedenken haben, Ihre Daten in der OpenAI-Cloud zu verarbeiten.

OpenWebUI ist die richtige Wahl, wenn Sie die Kontrolle behalten wollen: über Ihre Modelle, Ihre Daten, Ihre Kosten und Ihre Unabhängigkeit. Und wenn Sie Ihre KI nicht nur als Chat-Tool nutzen wollen, sondern als digitalen Mitarbeiter, der auf Ihre Geschäftssysteme zugreift.

OpenWebUI als Managed Service – Sie nutzen, wir betreiben

OpenWebUI ist Open Source. Sie könnten es theoretisch selbst installieren. In der Praxis bedeutet das: Server aufsetzen, Modelle konfigurieren, Datenquellen anbinden, Updates einspielen, GPU-Ressourcen verwalten, Benutzerverwaltung einrichten, Monitoring aufbauen. Das ist ein laufender Betrieb, kein einmaliges Setup.

Deshalb bieten wir OpenWebUI als Managed Service an. Sie bekommen den KI-Arbeitsplatz – wir kümmern uns um alles, was dahintersteht.

Hosting im EDNT Rechenzentrum. Ihre OpenWebUI-Instanz läuft auf unserer Infrastruktur in Deutschland. ISO 27001 zertifiziert, eigene Hardware, kein Hyperscaler.

Modell-Management. Wir installieren, aktualisieren und optimieren die KI-Modelle, die Sie nutzen. Neue Modelle werden getestet, bevor sie in Produktion gehen. Wenn ein besseres Open-Source-Modell erscheint, empfehlen wir den Wechsel.

Datenquellen-Integration. Wir verbinden OpenWebUI mit Ihren Geschäftssystemen – EspoCRM, Paperless-ngx, Nextcloud, Zimbra und weitere. Das ist keine generische API-Anbindung, sondern eine Integration, die auf unserem Wissen über diese Systeme basiert, weil wir sie selbst betreiben.

Updates und Wartung. OpenWebUI wird aktiv weiterentwickelt. Wir spielen Updates ein, testen Kompatibilität mit Ihren Modellen und Integrationen und stellen sicher, dass nach einem Update alles so funktioniert wie vorher.

Support. Keine Ticket-Warteschlange in einem anderen Land. Unser Team in Bensheim kennt Ihre Umgebung und beantwortet Ihre Fragen direkt. Ob ein Mitarbeiter nicht weiterkommt, ein neues Modell eingebunden werden soll oder eine zusätzliche Datenquelle angeschlossen wird.

Häufige Fragen zum KI-Arbeitsplatz mit OpenWebUI

Was kostet der KI-Arbeitsplatz? Es gibt keine Per-User-Lizenz wie bei Microsoft Copilot. Die Kosten setzen sich zusammen aus der Managed-Service-Pauschale für Hosting und Betrieb sowie den Kosten für API-Nutzung, falls Sie externe Modelle anbinden. Für lokale Modelle fallen keine zusätzlichen Kosten pro Anfrage an. Ein typisches Setup für 20 bis 50 Mitarbeiter liegt deutlich unter dem, was Sie für Copilot-Lizenzen zahlen würden.

Wie viele Mitarbeiter können OpenWebUI gleichzeitig nutzen? So viele Sie brauchen. Die Plattform skaliert mit der darunterliegenden Infrastruktur. Wenn die Nutzung steigt, passen wir die Ressourcen an – ohne dass Sie eine neue Lizenzstufe kaufen müssen.

Können Mitarbeiter eigene Prompts und Vorlagen erstellen? Ja. Jeder Mitarbeiter kann eigene Prompts speichern und wiederverwenden. Zusätzlich können Sie als Unternehmen zentrale Vorlagen bereitstellen, die für alle verfügbar sind. So entsteht über Zeit eine unternehmensweite Prompt-Bibliothek, in der Best Practices gesammelt werden.

Funktioniert OpenWebUI auf dem Smartphone? Ja. Die Oberfläche ist webbasiert und responsive. Ihre Mitarbeiter können den KI-Arbeitsplatz über den Browser auf jedem Gerät nutzen – Desktop, Laptop, Tablet, Smartphone. Keine App-Installation notwendig.

Können wir OpenWebUI auch intern auf eigenen Servern betreiben? Ja. OpenWebUI ist Open Source. Wenn Sie die Plattform irgendwann auf Ihrer eigenen Infrastruktur betreiben wollen, ist das jederzeit möglich. Wir unterstützen Sie bei der Migration. Es gibt keinen Vendor Lock-in – weder technisch noch vertraglich.

Was passiert, wenn OpenWebUI als Projekt eingestellt wird? OpenWebUI ist ein aktiv entwickeltes Open-Source-Projekt mit einer großen Community. Selbst wenn die Entwicklung enden sollte, bleibt der Quellcode verfügbar und kann weiter genutzt oder geforkt werden. Das ist der fundamentale Unterschied zu einer proprietären Plattform, bei der ein Hersteller den Stecker ziehen kann.

Wie schnell ist die KI bei lokalen Modellen? Die Antwortzeit hängt vom gewählten Modell und der Komplexität der Anfrage ab. Für typische Unternehmensanfragen – Zusammenfassungen, Datenabfragen, Textformulierungen – erhalten Sie eine Antwort innerhalb weniger Sekunden. Lokale Modelle auf unserer Apple-Silicon-Hardware bieten ein gutes Verhältnis aus Geschwindigkeit, Qualität und Energieeffizienz.

Wie verhindern wir, dass Mitarbeiter weiterhin private ChatGPT-Accounts nutzen? Sie können es nicht zu 100 % verhindern. Aber Sie können es überflüssig machen. Wenn der offizielle KI-Arbeitsplatz komfortabler, leistungsfähiger und besser integriert ist als ein privater ChatGPT-Account, gibt es keinen Grund mehr auszuweichen. Ergänzend empfehlen wir eine KI-Richtlinie, die klar kommuniziert, welche Tools erlaubt sind und warum.

Ob Industrieunternehmen, Dienstleister oder Handwerksbetrieb, ob kleines oder großes Unternehmen, auf eine funktionierende IT-Infrastruktur kann niemand verzichten. Unternehmen, die unserer Lösung vertrauen:

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